Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого истек срок рассмотрения или Заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторные письма ставятся на контроль заведующими отделений. При работе с ними подбираются имеющиеся документы по обращениям данного Заявителя.
Письма одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам. Если Заявитель прислал несколько писем, но по разным вопросам, то каждое письмо регистрируется самостоятельно.
В п. 6 ст. 13 ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» указано, что в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.